厚生年金課の調査で年金事務所へ、法定三帳簿とは

日本年金機構年金事務所では、健康保険・厚生年金保険事務について、会社に対して３、４年に1回くらい「調査」を行うといわれています。

調査では、年金事務所から「調査のご案内」といった通知を送付して被保険者資格の得喪や報酬について総合的な調査を実施しています。

3，4年に1回くらいの頻度で上記のような書類が送られてきます。

実務経験なしで社労士として独立したばかりのときは驚きました。調査について、手続きの手引書や基本実務書には調査について書いてません。

事業所の場所で年金事務所の管轄が違います

どこの年金事務所の管轄になるかは、事業所の住所によります。

例えば、横須賀にある年金事務所の方が近かったとしても、管轄が横浜市中区だとわざわざ関内まで必要書類をもっていかないといけません。

ちなみに社会保険では、よく事業所というものが出てきますが、事業所というのは働く場所です。

馴染みない言葉ですが、事業所単位で社会保険に関しては手続きします。

社会保険は、住所で管轄が決まっています。

具体的には、2018年3月現在、神奈川には13の年金事務所があります。

そして、具体的な管轄区域は、以下の通りです。

健康保険・厚生年金保険事務の調査で持ってくるようにいわれる書類は、源泉所得税領収書・源泉徴収簿、社会保険の各種届出に係る決定通知書綴、法定三帳簿、印鑑です。

源泉徴収簿は、給料から源泉徴収した都度、記入する書類です。

社会保険の各種届出に係る決定通知書は、被保険者資格の取得や喪失、標準報酬の決定に関する通知書です。

法定三帳簿は、労働者を雇ったときに必要となる書類です。

法定三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3書類をいいます。

労働者の氏名や住所、雇い入れの日等を記載してある労働者名簿、労働者に賃金を支払った都度記入しておく賃金台帳、労働者の労働時間を記録した出勤簿（タイムカードなど）です。

印鑑は、持ち出し可能な場合であれば用意してくださいとのことです。

必要書類を用意して横浜の関内にある横浜中年金事務所に行きました。

事業所が横浜市の磯子区、金沢区、港南区、南区にある場合は、以前は蒔田にある横浜南年金事務所が管轄でした。

しかし、現在は健康保険・厚生年金保険は中年金事務所で扱っています。

厚生年金保険等に関することのみで、年金相談と国民年金に関する業務は、引き続き横浜南年金事務所で行うようです。

調査のご案内には、調査日が指定されてますが、都合が悪い場合は変更してくれます。

混み具合にもよると思いますが、当日の変更にも応じてもらったことがあります。

調査は、被保険者資格の取得・喪失の手続きがちゃんと行われてるか、標準報酬月額が実態通りか等の確認のためなので、ちゃんと手続きを行っていれば問題なく終わります。

実態と違うことが発覚した場合に問題となります。

今の日本はここ数年で外国籍の人が随分と増えましたが、社会保険は国籍は関係ないので、適用要件に該当すれば外国籍であっても加入の義務があります。

結局、移動時間に往復1時間30分かけていきましたが、調査は十数分で終了でした。

健康保険・厚生年金保険事務の調査は、悪いことをしたから行われるといったものではなくて、きちんと被保険者の資格手続きが行われているか、標準報酬額は適正かといったことの確認のために、３，４年に１回行われる調査です。

ルール通りに手続きを行って、記帳していればすぐに終わります。