【就職して初めての電話のポイント】お客様に文字を確実に伝える知識

アルファベットや漢字を電話で伝えようと思っても、なかなか伝わらないことがあります。

例えば、アルファベットのBとDは、母音が同じなので、何度も電話で言ったがなかなか伝わらなかった……というようなケースです。

仕事にもよりますが、電話でメールアドレスを聞いたり、アルファベットや漢字を伝えなければならないといったことは仕事でよくあります。

名前の漢字やアルファベットは、電話ではなかなか相手に伝わらないこともありますが、ちょっとした工夫で伝わりやすくなります。

電話で相手の名前や住所を聞くときに役立つ知識

相手の顔が見えない電話だからこそ、相手の名前を間違えることは失礼といえます。

名前や住所を聞くときは、よくある苗字、名前だからと先入観で決めつけないようにしましょう。

たとえば、ワタナベさんは日本に多い苗字ですが、渡辺と書く人がいれば、渡部、渡邊、渡邉といった苗字のワタナベさんもいます。

面倒くさがらず、どういった感じを書くのか聞くと、相手の人にていねいな印象を与えます。

「失礼ですが、ワタナベ様のワタはさんずいに温度の度、ナベは刀にしんにょうでしょうか？」といったように確認すれば、間違いがなくなります。

芸能人や有名人の名字や名前を引用してもいいかもしれません。

名前を伝えるときも同様です。

たとえば、名前がタカモリさんであれば、

「西郷隆盛と同じ漢字でしょうか」といったように有名人の名前を挙げることができます。

しかし、名前は苗字と違って組合せ次第でいくらでもあります。

名前がヨシツグさんであれば、芳次、義嗣、吉継、好継、義継……と苗字よりもはるかに多いです。

「失礼ですが、ヨシツグ様の漢字はどのような漢字を書きますか？」と質問すれば、

「大谷吉継のヨシツグです」といったように教えてくれます。

分からなければ「不勉強で申し訳ありません。大谷吉継が思い浮かばなくて……」

「大吉の吉に、ツグは後を引き継ぐとかの継です。」と教えてくれるでしょう。

名前や住所の漢字の場合は、珍しい読み方をすることもあります。

そういう場合は、部首をあげて説明することも有効です。

たとえば、苗字が伊集院さんで自分から名乗る場合です。

伊集院という苗字は、鹿児島には多いのですが、東日本ではそれほど多くはありません。

「私の苗字は伊集院です。伊集院のイはイタリアを意味するにんべんの伊です。ジュウは集まるで、インは大学院とかの院……こざとへんの院ですね。」

といった感じで説明すれば伝わります。

漢字の部首を全部覚える必要はなく、常識的なものを知っているだけでも構わないと思います。

アルファベットはフォネティックコードが便利

フォネティックコードとは、軍隊や船舶などの通信において、文字や数字を正確に伝えるためにある通話表です。

たとえば、NATO（北大西洋条約機構）フォネティックコードでは、Hをhotelと定めています。

Hと伝えたいときは、ホテルのHといったように使います。

例として挙げたのはNTOフォネティックコードでしたが、相手に伝われば何でもよいと思います。

以前、私がいた職場でもフォネティックコードが一覧表に定められていましたが、Gはジャーマニー（Germany）だったため、ほとんどのお客様には伝わりませんでした。

これではフォネティックコードの意味がないので、自分なりにゴルフのGとか、ゲームのGといったように言い換えてました。

重要なのは、相手に伝わる誰でも知っている英単語ということです。

A~F

G~L

M～R

S～X

Y~Z

ここにあげた例はあくまでも一例です。

自分で伝わりやすい言葉を探してみるのもいいかもしれません。

まとめ

電話では、名前やアルファベットが伝わりにくいことがある。

苗字や名前、住所などの漢字は、有名人の名前を持ち出したり、部首を使って説明すると伝わりやすい。

アルファベットは、フォネティックコードを使うと正確に伝わる。